26/10/2009 - Os benefícios de informatizar sua empresa

O avanço da tecnologia se faz a largos passos, todos os dias novos equipamentos e softwares são colocados no mercado, porém muitas empresas ainda estão às margens de toda essa tecnologia.
Os motivos são muitos, vão desde a falta de uma correta visão de todos os benefícios que a informatização pode trazer a sua empresa e também os investimentos necessários para tal, que na grande maioria dos casos, é o principal fator desestimulante.
Ao contrário do que se pensa, utilizar softwares de gestão comercial não é mais um privilégio de grandes empresas e os benefícios gerados são muitos. Vamos citar alguns deles:

Rapidez nos processos –Trabalhar com um software integrado, que controle todos os processos da sua empresa, é um grande diferencial para garantir um atendimento de maior qualidade aos seus clientes. A realização de uma venda, emissão de uma nota fiscal ou a simples consulta ao saldo ou valor de um produto, acabam se tornando tarefas corriqueiras, sem a demanda de tempo ou o que é pior, que seu cliente fique esperando muito tempo para ter a resposta que procura.

Maior controle dos produtos (estoque) –Você realmente sabe quais são os produtos de maior giro em seu estabelecimento ou então aqueles que não possuem um giro satisfatório e estão somente aumentando o valor do seu estoque? Possuir um bom controle de estoque é a chave para garantir a saúde financeira da sua empresa. Sem um controle, fica difícil saber em quais segmentos ou produtos sua empresa realmente deve investir, além do fato de não existir um controle efetivo sobre o que realmente é vendido ou perdido. A proposta de um software para automatizar uma empresa comercial é a de que o fluxo de entradas e saídas do estoque sejam um processo totalmente automático. Quando sua empresa efetuar a compra de mercadorias, o lançamento da nota fiscal que acompanha o produto seria o meio de alimentar o seu estoque (entrada dos materiais) e o setor de contas a pagar, que receberia essas informações de forma totalmente automatizada.
As suas vendas seriam os registros das saídas dos produtos do seu estoque e com isso, os saldos dos seus produtos seriam sempre automáticos e reais ou então, caso houvesse alguma diferença, seria muito mais fácil de localizar onde ocorreu o problema. Por outro lado, as suas vendas gerariam automaticamente o seu contas a receber, ou seja, de forma também automática, sua empresa poderia ter o controle de tudo o que tem para receber e verificar possíveis inadimplências e atrasos.

Maior controle financeiro –Conforme já citado, ter um controle financeiro com um sistema automatizado é algo bem simples. A maioria das informações são provenientes dos processos mais básicos (entradas e saídas de produtos), gerando assim o seu setor financeiro. Dessa forma, ter um controle amplo das suas contas, tanto a receber quanto pagar, é uma tarefa bem mais simples, bastando para isso gerar alguns relatórios, sem ter que se preocupar com infinitas planilhas de cálculo.

Gestão centralizada da informação –Com um software de controle, todas as informações referentes ao seu negócio estão centralizadas em um único local. Se você precisa saber o telefone ou e-mail do seu fornecedor ou cliente, basta acessar o seu cadastro no próprio sistema. Se precisar saber qual foi o total das suas receitas e despesas num determinado período, basta gerar um relatório. Quer saber qual é a previsão de recebimento da sua empresa para o próximo mês? Simples, basta também gerar um relatório dos seus recebimentos futuros. Essas práticas simples auxiliam muito o processo de administração, pois você saberá melhor como identificar o que comprar, quando comprar e se realmente vale a pena comprar.

A revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios, uma das melhores publicações do país voltada à gestão de empresas, sempre publica artigos sobre tecnologia e seus benefícios para a saúde das organizações. Também sempre publica quadros comparativos dos valores normalmente praticados no mercado, tanto com a aquisição de softwares e equipamentos de hardware. Muitos depoimentos afirmam que o faturamento das empresas que adotaram a informatização pode variar de 15% a 30% , além de diminuir em média de 10% a 40% dos seus custos.
É importante que o empresário procure melhor se informar sobre os benefícios de informatizar sua empresa e deixe aquela crença, há muito presente na maioria das empresas, de que informática é coisa para grandes empresas ou mesmo que ela só gera custos à organização.
Os benefícios são muitos e em pouco tempo você irá recuperar os investimentos feitos, além de ter condições mais competitivas no mercado.
Em relação aos custos, tudo precisa ser analisado e estudado com cautela pela empresa. Analisar a melhor opção de custo x benefício é a atitude mais sensata. Outra dica é procurar por empresas sérias e que irão fornecer um acompanhamento e suporte constantes ao processo de implantação do software e depois, na sua rotina na empresa. Um dos grandes problemas ao informatizar uma empresa é a falta de suporte ou treinamento. Sem um acompanhamento adequado a maioria dos processos de informatização acaba ficando pelo caminho, pois se adaptar a uma nova rotina já é uma tarefa que requer comprometimento tanto da empresa desenvolvedora do software quanto da que está comprando o produto e, caso não haja um suporte adequado o caminho mais certo para o projeto é o fracasso.

Fonte: André Luís Belini

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